讲完第一步，我稍作休息，让大家消化一下我所说的内容。会议室里一片安静，只有偶尔的翻页声和笔尖与纸张的摩擦声。我看到有些人若有所思地点点头，似乎对我的建议表示认同。
过了一会儿，我觉得时间差不多了，便清了清嗓子，准备进入下一步的讲解。“接下来这步更关键，花钱前‘先问后花’，别等报销时‘踩红线’。”我郑重地说道，“我先给大家讲个真事，去年咱们学校有位老师请专家做咨询，给了两万块现金。大家都知道，现金交易是很难留下合规凭证的。结果报销时，财务因为没有合规凭证，无法给他报销这笔费用。最后，这位老师只能自己垫了钱，而且在跟专家沟通的时候，还闹了点不愉快。”
我讲完这个故事后，会议室里响起一阵轻微的议论声。大家显然对这个案例印象深刻，也意识到了“先问后花”的重要性。
台下顿时传来一阵唏嘘声，人们交头接耳，议论纷纷。张梅教授见状，眉头紧紧皱起，她一脸严肃地说道：“我之前也碰到过类似的情况。上次我们实验室需要购买一些实验用的特种气体，为了节省成本，我就找了一家小供应商。当时我觉得价格挺划算的，而且对方说可以不开具发票，我想这样能省点钱，就没太在意。结果后来我需要去补开发票时，对方却告诉我要额外加收十个点的税，这么一算下来，反而比其他有发票的供应商更贵了。”
我点点头，深有同感地说：“这就是一个典型的例子，说明在花钱之前一定要搞清楚相关的规则。”接着，我打开电脑，点开了财务系统的截图，展示给大家看，“大家请看，在学校的财务系统里，有一个专门的‘经费报销指引’专栏。这个专栏非常实用，它把每种支出所需要的凭证类型都列得清清楚楚。比如说，如果某项支出超过了 500 元，最好先在这个专栏里查一下，或者直接拨打财务处的咨询电话。这个电话我已经印在了资料的首页上，24 小时都有人接听，非常方便。”
我特意停顿了一下，确保每位老师都在听：“像专家咨询费，这里明确写了‘可转入个人账户，但需提供专家身份证复印件、签收单、咨询服务协议’。买东西的时候，尽量选能开增值税专用发票的商家，并且一定要让对方在发票上备注‘XX课题专用’。咱们横向课题的经费，很多企业是要做成本核算的，备注清楚了，不仅咱们报销方便，企业那边也能少点麻烦。”
正说着，会议室的门被推开，王海涛教授满头大汗地走进来，手里还提着工具箱：“鹿鸣老师，我赶回来了！刚在企业调试完设备，听说讲到关键部分了？”
我笑着朝他招手：“正好，王教授来了，你给大家讲讲你去年那个课题报销的经历？”
王海涛不好意思地挠挠头：“别提了，去年我那个智能装备的课题，发票攒了三个月才整理，结果发现有五张发票的单位名称写错了，还有两张丢了消费明细，来回跑了六趟才报完。后来财务处的老师跟我说，让我每次拿到发票就整理，我试了试，今年的课题报销一次就过了。”
“这就引出了咱们的第三步：发票‘即时整理’，别等攒一堆再‘翻烂账’。”我接过王海涛的话头，“财务处的老师做过统计，报销被退回的原因里，‘发票信息错误’和‘缺少消费明细’占了60%。其实只要当天拿到发票就做两件事，就能避免这个问题。”
我举起一个文件夹，里面分门别类地放着发票和凭证：“第一，检查发票信息。单位名称要写全称‘江城工业大学’，统一社会信用代码是91420100XXXXXXXXX，这个代码我已经印在资料里了，大家可以存到手机里。金额、类目要和课题相关，比如你做机械设计的课题，报销餐饮费就说不过去。”
“第二，把发票和消费凭证钉在一起。”我拿出一张打车票和对应的行程单，“比如打车票，附上手机里的行程记录截图，打印出来钉在一起；买材料的发票，附上购物清单；差旅发票，附上机票、高铁票和酒店订单。我建议大家准备这样的分类文件夹，按‘设备费、差旅费、专家咨询费’等类目分开放，这样报销的时候一目了然。”
王海涛连连点头：“我现在就是这么做的，每次出差回来，当天就把所有凭证整理好放进文件夹，下次报销的时候直接拿出来填单，快多了。”
讲完发票整理后，我轻轻点击鼠标，PPT页面随之切换到下一页。这一页展示的是一张填错的报销单截图，我特意用红笔将其中的错误之处圈了出来，以便大家能更直观地看到问题所在。
“接下来，我们进入第四步——报销单‘填对细节’。大家可别小瞧这些小细节哦，有时候一个小小的错误就能让整个报销流程变得异常麻烦。”我指着屏幕上的报销单说道，“就像这张报销单，大家看这里，课题编号居然漏填了，这可是非常重要的信息啊！还有，专家咨询费被误填成了劳务费，这两者可是完全不同的类目呢。再看看这里，附件张数也填错了，这样的报销单怎么可能通过审核呢？”